Lab

Na jó, csalok, mert az építés tényleg csak 1 hétig tartott, a tervezésre azért kellett előtte 2 hónap. De kezdjük az elején. A történet még sokkal korábban, ráadásul több szálon indult és alig vártuk, hogy összeérjenek…

2020 őszén a Provident meghívott minket egy rendezvény tenderre. A feladat az év legfontosabb találkozásának, az évindító konferenciának a megszervezése volt. A tervezett dátum miatt a hagyományos rendezvénykoncepció mellett elkészítettünk egy javaslatot arra, hogy az élő rendezvény céljait hogyan tudjuk elérni digitális formában. Az őszi korlátozások bejelentése után egyértelműen ebbe az irányba fordult a projekt, a koncepciónk nyert a versenyben és óriás lendülettel nekiálltunk előkészíteni az eddigi talán leginkább összetett virtuális rendezvényünket. Több, mint két tucat különböző méretű és stílusú virtuális esemény tapasztalatával a hátunk mögött tudtuk, hogy az elkötelezettséget biztosítólegfontosabb pillérek a kommunikáció, az interaktivitás és a kreatív platform. Ha ezt a hármat jól hangoljuk össze, akkor elérjük, hogy a vendégek alig várják, hogy leülhessenek a képernyőik elé és nem is veszítjük el őket – ami a virtuális események során az egyik legnagyobb kihívás.

A Progressive LAB-ben 2019 óta foglalkozunk a kérdéssel, hogy hogyan tudnánk az azóta is világújdonságnak számító XR stúdió technikát hasznosítani a rendezvényeinken. A technológia két legfontosabb ismérve, hogy minden valós időben, szabad szemmel láthatóan zajlik a stúdióban, valamint hogy hollywood-i büdzsékhez méretezték. Az, hogy nem kell a zöld háttérrel szenvedni utómunkában és hogy a színpadi rutinnal kevésbé rendelkező szereplők percek alatt kiismerik magukat a digitális térben, olyan vonzó előnyök, amik a következő szintre emelik a digitális és hibrid élő eseményeket. A hazai technikai szolgáltatók és szoftverfejlesztők legjobbjaival dolgoztunk együtt, hogy tapasztalatainkkal hozzájáruljunk a költséghatékonyan és biztonságosan működő megoldáshoz, amit használni tudunk az olyan fontos események során, mint a Provident évindító konferencia. A megoldást végül tavaly év végén az XRoom Studio szállította. És a szálak összeértek!

A konferencia célja az volt, hogy az éves terv és elvárások megismertetése mellett növelje a Provident összes munkatársának elköteleződését, feltüzelje és egyben tartsa a nagy létszámú és nagyon heterogén csapatot. A meghívott közel 1000 fő az ország minden tájáról érkezett, munkakörüket, életkorukat tekintve nagy volt a szórás.  A legnagyobb kihívás az volt, hogy hogyan adjuk át a rengeteg fontos üzenetet ennek a célcsoportnak.

1. A kommunikáció

Az esemény köré intenzív kommunikációs kampányt terveztünk. A célunk az volt, hogy az esemény előtt addig fokozzuk a várakozást, ameddig csak lehet, utána pedig fokozatosan vezessük le úgy, hogy a kulcsüzenetek megmaradjanak. Ehhez a teaser szakaszban a kreatív platformra építettünk aktivitásokat és merültünk mind mélyebbre a témában. Az űrhajós tematikára illeszkedő belső kommunikációs aktivitásokat fejlesztettünk, interaktív eszközöket adtunk a vendégek kezébe, akik a saját maguk készítette tartalmakkal versenyeztek egymás között.

Az esemény előtt néhány nappal minden résztvevő megkapott egy tematikus meglepetésekkel teli valódi csomagot is, amit csak kapunyitás előtt nyithattak ki.

Az eseményen tapasztalt élményeket és információkat tovább vittük a follow up kommunikációs szakaszban, és folyamatosan használjuk az év során az üzleti stratégia támogatására. 

2. Az interaktivitás

Furcsa dolog ez az interaktivitás. Azt gondolná az ember, hogy a homeoffice idején inkább arra vágyunk, hogy ne csörögjön a telefon, ne harangozzon az email, ne pittyegjen naptár és ne zenéljen a konferenciahívás-jelző. (Vajon ki írja ezeket az idétlen csörgést helyettesítő dallamokat? Azt nem kutatják, hogy hány csörgés után okoz maradandó mentális károkat?) Szóval amíg napközben terrorizál a technika, addig este a kedvenc trash műsorunkat is úgy nézzük a TV-ben, hogy közben a telefonon csetelünk, szavazunk, postolunk. Miért várjuk el a célcsoportunktól, hogy épp a mi eseményünk alatt hagyjon fel ezekkel és miért kergetjük az unalomba azzal, hogy egy parlamenti közvetítés ingerszintjével és dinamikájával felérő streamet erőszakolunk rá?

Az előkészületek során a legtöbb erőforrást a feszes műsorrendet eredményező megfelelő műsorstruktúra, a műsorvezetés és az interakciók megtervezése kötötte le. A kétórás műsor minden másodpercét előre megterveztük és lepróbáltuk. A show házigazdája Stohl András volt, aki a pörgős műsorvezetésével, a párbeszédek alkalmazásával nagyban hozzájárult ahhoz, hogy a program dinamikája éppen olyan legyen, amilyennek terveztük. A tervezési folyamatban nagyon sokat jelentett, hogy a Provident vezetőivel közvetlenül dolgoztunk együtt. Közösen alkottuk meg a tartalmat és egyeztettük a műsorvezetővel és a közönséggel zajló interakciós pontokat. A korábbi LAB-es innovációinknak köszönhetően az eseményen képesek voltunk közel 1000 embert bevonni a közös beszélgetésbe úgy, hogy ők is instant visszajelzést kaptak - mintha egy helyen ülnének.

3. A kreatív platform

Mi a fontosabb: a tartalom, vagy a forma? Anélkül, hogy elmerülnék a közhelyekben: mit sem ér a tartalom, ha nincs megfelelő formába öntve.

A Provident 2020-ban útnak indított egy űrhajós tematikát, amit a Progressive egy koherens narratívává fejlesztett. Ebben az űrhajós narratívában készült el a kreatív platform ami alkalmassá tette a kommunikációs stratégiában megfogalmazott üzenetek egyszerű, kézzel fogható, érthető és maradandó átadását. Az űr-narratíva vizuális világa rengeteg lehetőséget adott a design csapatnak a kibontakozásra a kampány összes eszközén. De a csúcspont egyértelműen a live stream, azaz az élő esemény volt, ahol a vendégek Provident űrbázist járták végig – tudjátok, ami végül 1 hét alatt készült el.

A hagyományos konferenciák megszokott színpadi elemei helyett több lehetőségünk volt a vizuális üzenetek átadására. A legnagyobb különbség, hogy virtuális teret alkottunk. Ez eleve nagyobb mozgásteret jelentett, de az igazi élmény, hogy menet közben tudtunk próbálkozni, tesztelni.  A design és a technológia találkozása fantasztikus új lehetőségeket teremt! Az esemény helyszíne, az XR stúdió egy igazi "holofedélzet" - egy olyan hibrid tér, amit a helység LED falainak segítségével élőben érzékelünk magunk körül. A Provident űrbázis egy hat emeletes virtuális építmény, amit életnagyságban építettünk fel mindössze 20 fizikai négyzetméteren.

A három pillért a Progressive rendezvényplatformban egyesítettük.

A Progressive rendezvényplatform

A Progressive rendezvény platform az elérhető legjobb üzleti és streaming szolgáltatások integrált rendszere, ami teljes mértékben testre szabható és skálázható. Nincsenek megkötések, nincsenek előre gyártott „logó-helyek” és egyéb elemek, amiket cserélgetünk. Teljes kreatív és kommunikációs szabadság van, a látogató azt látja és úgy, ahogyan azt az igények (és a Brandbook) diktálják.

A rendszert mi, azaz profi rendezvényszervező, kommunikációs és kreatív szakemberek alakítjuk és üzemeltetjük, akik 20 év szervezési, kommunikációs és kreatív tapasztalattal rendelkezünk. A fejlesztést a Progressive digitális csapata koordinálja, az innovációk megvalósítása és a rendszerintegráció pedig a LAB feladata.

A platform egyedülálló 360 fokos szolgáltatást nyújt Ügyfeleinknek a digitalizált rendezvényük megvalósításához: gördülékenyen és hatékonyan köti össze a szálakat, amik az átalakult élőkommunikációs eseményeket meghatározzák. Hogy mik is ezek? A helyszín, a tartalom, a design, a szolgáltatások, az interakciós lehetőségek, a testre szabhatóság, a mérhetőség, a kommunikációs célok teljesülése.

Eredmények

A Provident konferencia az idei év eddigi legizgalmasabb feladata volt. Biztos vagyok benne, hogy az ilyen magas szinten kidolgozott virtuális eseményeknek akkor is meglesz a helyük, amikor már lehet élő rendezvényeket is tartani, mert sok területen legalább olyan hatékonyságot érnek el, mint a személyes rendezvények, más területeken pedig remekül kiegészítik őket. A Provident űrbázis live streamet a meghívottak több, mint 90%-a az utolsó percig végig követte, az aktivitásokon pedig a közönség extrém magas arányban, 88%-ban részt vett.