Lab

Virtuális rendezvények – kényszer, vagy innováció?

Virtuális rendezvények – kényszer, vagy innováció?

Hodik Tibor Managing Partner 2020.10.12

Managing Partner

Közhellyé vált, hogy a COVID-19 mindent megváltoztatott, ahogy az is, hogy a vírus a leghatékonyabb digitális transzformátor. Tény, hogy 2020 előtt keveseknek jutott eszébe egy rendezvényt személyes találkozások nélkül megvalósítani, most pedig mindenki igyekszik digitális platformra terelni ezeket. Az elmúlt hónapok tapasztalatait osztom meg veletek.Az alapvető kérdés, hogy lehet-e ugyanolyan egy virtuális esemény, mint egy valódi?

Nem és igen. Az élő kommunikációt, a személyes jelenlét élményét, a zsizsegést, a flowt, a dübörgő színpadi produkciót nem tudjuk pótolni – egyelőre... Ehhez, azon kívül, hogy még „csak” 5-ből 2 érzékszervünket tudjuk több-kevesebb sikerrel digitálisan ingerelni, az alábbi két tényező is hozzájárul:

  • Ebben a műfajban idegen közeg a számítógép. Vannak dolgok, amiket egyszerűen nem a gép előtt ülve szokás intéznünk, legalábbis eddig nem úgy intéztünk. A virtuális rendezvényhez minden látogató a saját eszközéről csatlakozik, amit saját maga kezel, tehát nagy mértékben függ a rendezvény sikere a hardverének naprakészségétől, a felhasználó tudásától, rutinjától, együttműködési hajlandóságától.
  • A digitális platformokat informatikus csapatok szállítják, szoftverfejlesztői logikával felépítve, a legritkább esetben rendezvényszervezői vagy kommunikációs megközelítésben. Téves elképzelés, ha darab/darab alapon sorra vesszük egy rendezvény elemeit és egy az egyben megpróbáljuk legördülőlista-szerűen leképezni azokat egy weboldalon.

A virtuális esemény jó dolog, megvan a helye a kommunikációs eszközök között. Jól alkalmazva és megvalósítva hatékonyan támogatja az üzleti célokat. Ugyanaz élmény sosem lesz, de nem is szabad, hogy ez legyen az elvárás, hanem hogy a jól átgondolt és definiált célokat egy más megközelítést igénylő, digitális eszközrendszerrel érjük el.

Mire figyelj, amikor virtuális eseményt szervezel?
Minőségi tartalom, látványosan előadva, kellő mértékű interaktivitással. A látogató egyetlen kapcsolódási lehetősége a screen, amit néz. Körülötte épp valami teljesen más zajlik amíg a nappalijában ül. Le kell nyűgözni őt, be kell szippantani, hogy ránk figyeljen.
Profi előadók, profi közvetítéssel, profin felkészítve. Mindannyian ismerjük a klasszikus TV-s baki sztorit a kisgatyában és zakóban ülő bemondóról… Élő adásban bármi megtörténhet és meg is történik. A megfelelő felkészítés kötelező elem.
Gördülékenység. Sokkal könnyebben elveszítjük a figyelmet, mint személyesen. A legjobb élő eseményt is tönkre teheti egy szervezési gikszer, ugyanez hatványozottan igaz egy olyan közegben, ahol a legtöbb látogatónknak nincs rutinja, ami eligazítaná egy kétértelmű helyzetben.

Mivel lehet még jobbá tenni?
A témában végzett fókuszcsoportos kutatásunk alapján egyértelműen az élmény faktor dominál, ami miatt a látogatók részt vesznek egy eseményen. A legfontosabb kérdések egyike, amit az elején tisztázni kell, hogy miért jönnek majd el a vendégeink, mi lesz számukra az élmény? Az exkluzív társaság? Az életre szóló show? A különleges tartalom, amihez máshol nem fér hozzá? Akármi is legyen, adjuk meg a résztvevőknek, akik megtisztelnek minket azzal, hogy szánnak ránk időt.
A legnagyobb küszöböt a virtuális események látogatásakor maga a közeg jelenti. A virtuális rendezvény eszközök, a megfelelő platform kiválasztása ugyanúgy meghatározza az élményt, mint a valódi helyszín.
Vonjuk be a vendéget. Sokkal könnyebb párbeszédes formában fenntartani a figyelmet és hatványozottan jobban megtapadnak a közölt információk, üzenetek is, ha a résztvevő a saját kontextusába tudja helyezni ezeket. Kérdezzünk, válaszoljunk, csatoljunk vissza, találjuk meg a tartalomban az azonnali reakciók helyét.

Csak valódi és digitális rendezvények léteznek? Mostantól minden digitális lesz?
Egy ideig úgy néz ki, hogy a digitális csatornákra szorulunk, de nem erre tervezünk hosszú távon. A digitális eszközök új dimenziót nyitnak a rendezvény élményekben, tágítják a lehetőségeket. Az élő rendezvényeket a digitális eszközök hatékonyságával, bevonó erejével kiegészítve olyan hibrid eseményeket hozhatunk létre, amik nemcsak a helyszíni élményt növelik, hanem az elérést is nagyobbra nyitják.
Én úgy látom, hogy a virtuális rendezvény csak ultra rövid távon volt szükségszerűség, a jövőre nézve óriási fejlesztési lehetőség, Nem informatikai, de nem is csak rendezvényes vagy broadcast feladat, hanem mindhárom terültről komoly felkészültséget és atomstabil projektmenedzsmentet igénylő komplex tevékenység. A mostani viharos időszak forradalmi változásokat eredményez ebben a szakmában. Mind a szolgáltatói, mind a megbízói oldalon az, aki gyorsan reagál, időben lép és fejleszt, olyan tudásra tesz szert, amit hosszútávú előnyt biztosít békeidőben is.

Következő cikk

[[item.data.title]]

Előző cikk

[[item.data.title]]

Írj nekünk